El estado de la automatización empresarial

La automatización es una de las claves de la transformación digital en la empresa que le permite centrarse en el negocio. Para conocer cuál es su estado, Byte TI organizó un encuentro que contó con la participación de Txema Fernández, Head of Digital Atento España; Miguel Ángel Barrio, Director de Entelgy Digital; Carolina Henao, Sales Manager de Incentro y Sergio Martínez, Iberia regional Manager de SonicWall.

Fue Carolina Henao, Sales Manager de Incentro la que abrió el encuentro asegurando que en esteos momentos, en las empresas “hay distintos niveles de digitalización. Hay muchos procesos en los que todavía hay demasiadas tareas repetitivas lo que hace que se generen errores para el negocio. La mayoría de las empresas tienen sistemas heredados y que no son actualizables de formas fácil. Por eso es necesario elegir una herramienta adecuada de automatización pero se encuentran con muchas herramientas que no saben si les van a servir, sobre todo porque muchas de ellas no son escalables”.

Sin embargo, la realidad parece estar cambiando porque como opina Sergio Martínez, Iberia Regional Manager de SonicWall, “lo cierto es que por culpa de la pandemia hemos acelerado el proceso de digitalización. La automatización produce datos que antes no se tenían. Esos datos producen una mejora intrínseca y hacen más felices a los empleados que dejan de hacer tareas repetitivas. Pero sobre todo, creo que hay que tener en cuenta el apartado de la ciberseguridad en cuanto se inicia un proyecto de automatización, ya que los ciberataques son cada vez más numerosos”.

Txema Fernández, Head of Digital Atento España, aseguró que en estos momentos, “quien lidera los procesos de automatización son las grandes empresas. En el caso de RPA, que ya tiene muchos años, las grandes empresas tienen proyectos muy importantes relacionados con la RPA, pero a las pymes les cuesta arrancar. Por ejemplo en el Plan Director de Digitalización se ve como solo el 17% de las pymes europeas han conseguido implementar con éxito algún tipo de solución cuando si lo han hecho un 54% de las grandes europeas. Para ser competitivos con países como EE.UU., Reino Unido, Alemania o Francia, hay que dar un pequeño empujón. Y se dan casos curiosos, porque, por ejemplo, ahora mismo ya estamos viendo, cómo una pequeña panadería ya tiene procesos automatizados y sin embargo, vas a una oficina y ves a empleados sacando datos de un PDF cuando es algo que se puede automatizar fácilmente. El problema es que las empresas creen que las herramientas son caras, y creo que debemos dar paso a soluciones que no sean tan costosas, para poder convencer a estas empresas”. En este sentido, la diferencia de niveles, según Miguel Ángel Barrio, Director de Entelgy Digital, se produce porque “realmente, lo que estamos viendo es un tema asociado a la madurez tecnológica. Hay empresas muy maduras tecnológicamente con lo cual su adopción de tecnologías de automatización lo tienen más que asimilado, pero también hay una madurez en el mundo pyme en el que tienen esa barrera como miedo tecnológico. Aunque existan esas barreras a nivel de conciencia, en la mente de las empresas sí que tienen en cuenta la implementación de soluciones de automatización”.

Ventajas de la automatización

La automatización tiene una ventaja fundamental: los empleados dejan de hacer tareas repetitivas y monótonas para hacer un trabajo más importante para el negocio. Pero hay más. Miguel Ángel Barrio asegura que “las ventajas son algo que se ve claramente. El primer punto es que elimina todas esas tareas de poco valor y repetitivas. Si calculamos el tiempo que invertimos en ellas veríamos que es muchísimo. La automatización nos puede liberar de ese tiempo, que puede invertir para esa tarea que nos dejamos siempre encima de la mesa y que realmente son las que generan valor. Además, está la reducción de costes y la eficiencia operativa que se consigue con la automatización. Hay muchas veces que se producen errores, que con la automatización y con el empleo de robots de software se eliminan. Las ventajas son múltiples. Además, el ROI es inmediato. En cuanto se calcula el tiempo que empleamos y el que vamos a ganar, veremos que el retorno es muy rápido”.

La automatización produce datos que antes no se tenían

Txema Fernández incidió en que “hay que desterrar el concepto de que la automatización supone el despido de personal. Hay que cuantificar otras cosas como por ejemplo, que el robot hace un trabajo que no quiere hacer nadie pero que es necesario hacer. Al final lo que tenemos que intentar cuantificar es ver qué es lo que las personas están dejando de hacer porque tienen que dedicarse esas tareas que no quieren hacer. Al final, el principal beneficio es liberar al ser humano de tareas que no les aporta nada y que les apresa en un malestar profesional. Además hay beneficios colaterales: una empresa que hace lo mismo desde hace 10 años, puede cambiar esa forma de trabajar. La automatización te permite documentar los procesos y la gente puede decidir qué hacer con su vida profesional”. Para la portavoz de Incentro, “las ventajas son infinitas, pero hay un punto que es el de obtener datos e información crítica para la empresa que puede tomar decisiones basándose en esos datos. Además puedes atender al cliente de forma más eficiente y rápida. Todo ello además se traduce en la posibilidad de lanzar nuevos procesos de negocio que te ayuden a mantener tu rentabilidad”.

Pero uno de los problemas es que hay que definir una estrategia. Para la sales manager de Incentro, “se trata de definir un objetivo de automatización a largo plazo y poner como prioridad los proyectos críticos y cada uno de esos proyectos definirlos con KPIs, para aumentar la eficiencia y reducir los costes. Necesitamos que los CIOs elijan herramientas escalables y que se puedan actualizar y que vayan creciendo a medida que el negocio crezca. Además, necesitas proyectos de herramientas colaborativas, que van a reducir costes y a minimizar errores”.

Para Sergio Martínez, “digitalizamos porque automatizamos y viceversa. En este contexto hay riesgos que antes no estaban considerados. Por ejemplo, ha desaparecido el perímetro y hemos sensorizado más cosas, lo que ha hecho que los riesgos se incrementen. También cambia el mundo: las oficinas ya no son igual que antes, ahora son puntos de reunión. El entorno es mucho más híbrido y aparecen nuevos riesgos y nuevos puestos de trabajo. Hay muchos más puestos relacionados con el dato. Esto hace que haya más datos que haya que proteger, esto es una ciberseguridad que ya no es tan perimetral como antes. La autenticación es otro gran tema de este mundo. A medida que digitalizamos y automatizamos cobra una mayor importancia el apartado de la ciberseguridad”.

Para quién es válida

Cualquier empresa puede implementar un proceso de automatización, independientemente de su tamaño o del sector en el que opere. “Todos los procesos son susceptibles de ser automatizados, incluso los que son muy manuales. El problema es que aquí hablamos mucho de software y cualquier software tiene bugs y muchos de esos bugs no se detectan. Nos pasamos la vida parcheando y para eso necesitamos sistemas de detección en tiempo real. Con la automatización están apareciendo muchos dispositivos que no son seguros y de los que ni siquiera conocemos qué sistema operativo utilizan”, asegura el portavoz de SonicWall.

“Para nosotros la automatización es válida para cualquier empresa de cualquier sector. Estamos en un mundo en constante cambio y con la automatización se agiliza la digitalización. Siempre hay procesos críticos que se pueden automatizar, pero lo primero que se debe hacer es una estrategia para ver qué herramienta de automatización cubre las necesidades que tiene la empresa. Se debe elegir una herramienta fiable, medible, escalable y flexible que permita la colaboración y que seamos competitivos”, afirmó Carolina Henao.

También el Director de Entelgy Digital considera que cualquier sector puede incorporar la automatización: “Normalmente, son tareas de soporte lo que antes se automatiza. El siguiente paso, que ya estamos viviendo, es el de pasar a automatizar procesos core del negocio. El ámbito también aquí es global. Uno de los frenos es el desconocimiento de los procesos que se pueden automatizar. Antes había gente que no sabía como automatizar el proceso y ahora hay tecnologías que eliminan las ineficiencias reales de los procesos que se están llevando a cabo en una empresa y que hacen que implementar la automatización es esencial. Lo que sí que está claro es que para abordar un proceso de automatización, negocio e IT tienen que ir de la mano. Cuando hablamos de automatización estamos haciendo eficiente la forma en la que se trabajan las diferentes líneas de negocio”..

Finalmente, Txema Fernández de Atento, fue un paso más allá al afirmar que la automatización “sirve para todas las empresas, pero también para cualquier empleado. Ya antes se hablaba de que cada empleado iba a tener a su lado un robot. Una de las ventajas es que el RPA acerca la tecnología low-code, que no necesita de grandes destrezas técnicas. Cualquier persona que tenga ganas es capaz de aprenderlo. Nosotros por ejemplo, hemos formado a más de 120 jóvenes que la inmensa mayoría están trabajando en el mundo de la automatización. La potestad de automatizar es de negocio y lo que debe hacer el CIO es hacerle entender que la automatización viene a ayudarle”.

Cuándo automatizar un proceso

Conocidas las ventajas y las posibilidades y sabiendo la necesidad de implementar una estrategia, preguntamos a los protagonistas cuándo había que automatizar un proceso. En este sentido, el portavoz de Atento afirmó que “había una regla de automatización que decía que el proceso debía estar maduro: yo cada vez creo menos en ese concepto. Esto vale para cualquier empresa, sector o proceso. En lo que hay que centrarse es en ver si hay gente perdiendo el tiempo y que está molesta haciendo alguna tarea. Si la respuesta es afirmativa, entonces es que se necesita la automatización. Todos los clientes te piden casos de uso cuando yo creo que es una tecnología muy sencilla”.

Para Miguel Ángel Barrio, “cuando llega alguien nuevo a un trabajo y eres capaz de decirle lo que tiene que hacer, cómo se maneja un CRM y eres capaz de explicárselo a alguien, es que esa tarea la puede hacer un robot de software. Es decir, cualquier tarea repetitiva es susceptible de automatizar, pero ahora ya estamos en el punto de automatizar tareas complejas en las que participa un equipo de personas complejas. Hay que dar pasos para automatizar primero tareas sencillas y luego más complejas”.

Para la portavoz de Incentro la decisión sobre qué se debe automatizar es sencilla: “Se debe automatizar un proceso cuando la tarea es repetitiva, cuando no hay innovación,… Pero hay que entender que la solución de automatización nunca va a ser estática, por eso es importante que la solución sea escalable y actualizable. Lo primero a automatizar son temas como los procesos manuales repetitivos críticos, los que tengan que ver con la interacción con el cliente, en los que se intenten optimizar los tiempos o los relacionados con la cadena de suministro”.

Y todo ello debe contar con la capa de ciberseguridad. Una ciberseguridad que, por cierto, cada vez está más automatizada, debido, entre otros factora a que como afirmó Sergio Martínez, “requiere de personas con talento y ahora no hay muchos perfiles. Además hay que gestionar una gran cantidad de información, en los que la automatización juega un papel relevante. Por otro lado, hay que intentar evitar los errores y en este sentido, como en el mundo de la ciberseguridad no se pueden permitir se ha producido una automatización muy elevada. Los antivirus de ahora no se basan solo en una base de datos sino que se centran en detectar comportamientos extraños. En estos momentos, sin la automatización la seguridad sería imposible de gestionar.

EMPRESAS PARTICIPANTES

SONICWALL

“La situación actual de ciberseguridad es tremendamente compleja. El ransomware desatado, phishing focalizado, trafico cifrado… Una buena defensa en profundidad, desplegando un buen EDR de nueva generación (como nuestro Capture Client) sincronizado con los firewalls de nueva generación (nuestros TZs y NSa’s), conjuntamente con una buena visibilidad de lo que está sucediendo (nuestra consola NSM), y, sobre todo, gestión de certificados digitales para poder inspeccionar el 76% de tráfico cifrado. Son piezas fundamentales en las que SonicWall lleva invirtiendo más de 30 años, somos un jugador clave en la ciberdefensa de entornos SMB y organizaciones distribuidas en muchas ubicaciones. El Entorno híbrido ha venido para quedarse, y es el espacio natural de SonicWall.

INCENTRO

En Incentro somos una consultora digital internacional que llevamos más de 25 años ayudando a las empresas en sus procesos de transformación digital. Somos partner integrador oficial de Siemens en España, y entre nuestras soluciones contamos con Mendix, la herramienta Low-Code imprescindible para dar un paso más en la digitalización de tu empresa. Y además, tenemos al mayor equipo en España de desarrolladores dedicados en exclusiva a Mendix (certificados con el Advanced Certificate).

ENTELGY

El actual reto empresarial es transformar el negocio a través de la tecnología, la automatización de los procesos y el nuevo talento digital de las personas, para mejorar el modelo operativo. La tecnología asociada a la automatización ha alcanzado su nivel de madurez, y se va a convertir en el catalizador que cambiará por completo el modelo operativo actual, evolucionando hacia un nuevo modelo de operación inteligente y, posiblemente, generando nuevas oportunidades en el mercado laboral. La gestión de las operaciones va a adquirir una importancia vital y estratégica en la transformación digital de las organizaciones, y por eso la nueva forma de eficientar y gestionar los procesos empresariales se hace clave en la evolución operacional, y, precisamente, los modelos de automatización son la palanca de cambio necesaria para acelerar esa transformación.

ATENTO

Atento ofrece soluciones integrales de Back Office y Automatización de procesos mediante robots (RPA). Los procesos de RPA van mucho más allá de un simple manejo de software, es la automatización del proceso de punta a punta con asertividad, optimización y confiabilidad priorizando la estrategia comercial de los clientes, la satisfacción del consumidor final y una mejor experiencia sin errores.