Bienvenidos a la era del digital workspace

El Digital Workspace o trabajo inteligente se ha impuesto de forma global, pues, es más importante que nunca. Hace un año partíamos de la base que, desde comienzos de pandemia, la mayor parte de las empresas tuvieron que llevar a cabo una transformación digital sin precedentes, y que el departamento de TI se enfrentaba al reto de crear una cultura empresarial dotando a sus empleados de las herramientas y los conocimientos necesarios para su desarrollo.

En la actualidad nos encontramos ante un nuevo escenario que ya no es noticia y que solicita una adaptación ágil por parte de todas las empresas. Así lo avala el IDC para Microsoft, donde se destaca que el 30% de los empleados en España serán trabajadores híbridos en 2022, además, el 43% de las organizaciones destinará parte de su presupuesto a la mejora tecnológica del puesto de trabajo como vía de generar experiencia de empleado.

“Tras la urgencia del teletrabajo impuesta por la pandemia, ahora se trata de facilitar un verdadero modelo de trabajo híbrido colaborativo, tanto remoto como presencial. Esto no implica únicamente utilizar herramientas de chat y de videoconferencia, sino una evolución del puesto de trabajo centrado en la experiencia de usuario, la co-creación y la productividad, con seguridad y privacidad integradas y con independencia del momento y lugar. Y de transformar los espacios físicos en digitales”, explica Michel Rodríguez, Director de Colaboración en Cisco España.

Necesidades del Digital Workspace

Tras la imposición apresurada del teletrabajo, el Digital Workspace debe redirigirse a facilitar un verdadero modelo de trabajo híbrido colaborativo, tanto remoto como presencial. Lo que no implica únicamente utilizar herramientas de chat y de videoconferencia, sino una evolución del puesto de trabajo centrado en la experiencia de usuario, la co-creación y la productividad, con seguridad y privacidad integradas y con independencia del momento y lugar. Así como la transformación de los espacios físicos en digitales.

Según datos de IDC Research España, la transformación digital en nuestro país seguirá creciendo un 17% hasta 2024 y el 30% de los empleados mantendrá la semi presencialidad o el teletrabajo permanente para este año. Cómo explican desde Schneider “el modelo de trabajo híbrido permite aprovechar lo mejor de ambos mundos, ya que combina la autonomía del trabajo en remoto con la sociabilidad de la oficina. Además, por su flexibilidad intrínseca, se adapta a cualquier tipo de perfil de empleado y, al depender menos de la localización geográfica de los candidatos, las empresas, a la hora de reclutar, tienen acceso a un pool de talento mucho más grande”.

El Digital Workspace acabará por implantase de manera generalizada dado que aporta beneficios tanto para trabajadores como para empresas

El trabajo inteligente ya no solo es hibridez, también se debe hablar de un cambio cultural importante en el que las personas deben asumir nuevas formas de trabajar y relacionarse. Así lo indica Miguel Ángel Nicolao, Director de Sistemas e Innovación de Panel, “esto está suponiendo un importante reto en las empresas españolas, pues surgen inevitablemente otras necesidades como la de mejorar la gestión de la productividad, el rendimiento de los equipos y de la organización, la transparencia y la visibilidad de la información a todos los niveles, la implementación de buenas prácticas en el trabajo, la toma de decisiones… Hay por tanto que seguir impulsando cambios más profundos en la cultura de las organizaciones, y no solamente cambios en los procesos o las herramientas, para seguir mejorando la digitalización del espacio de trabajo”.

Siguiendo este punto, Felix Casado, CEO de Virtual Cable añade que otro punto: la ciberseguridad, “los departamentos TI deben implantar tecnologías que les permitan desplegar nuevos puestos de trabajo de forma inmediata, monitorizar y controlar tanto la infraestructura como los dispositivos de los empleados para garantizar la integridad de sus datos y sistemas informáticos”.

La seguridad como base

Un informe de IDC indica que un 43% de las empresas españolas afirma que la seguridad y la gestión son los mayores desafíos para innovar en el puesto de trabajo. Y es que, un entorno cada vez más digitalizado y remoto puede suponer riesgos, y las políticas de control y prevención de las empresas son esenciales. Entonces, ¿qué soluciones deben implementar las empresas ante los nuevos retos de ciberseguridad?.

Respondiendo a la pregunta, para Microsoft, si las organizaciones aplicaran autenticación multifactor, soluciones antimalware y mantuvieran actualizados sus sistemas, estarían protegidas frente a más del 99% de los ataques que vemos hoy en día. Así lo explica ·      Antonio Cruz Cruz-Conde, su director de Modern Workplace, “desde la compañía desarrollamos una estrategia Zero Trust basada en la identidad, que protege y cumple los pilares de la filosofía de trabajo híbrido: verificar siempre identidades, dar el menor acceso requerido y asumir que en algún momento puede existir una brecha para estar preparados para paliar sus efectos a la mayor brevedad posible. Y, en todo lo referente a la protección del dato, se ponen en práctica herramientas de compliance que permiten proteger la información, gestionarla correctamente y evitar fugas internas o externas de información sensible: pasar de una securización del puesto de trabajo a asegurar los entornos de la plataforma”.

Marcos Paredes, CTO de Ozona Tech también hace hincapié en una estrategia Zero Trust, pero añade la experiencia de uso como una de las soluciones más importantes, “un usuario no debe tener que adaptar sus hábitos en función del dispositivo. Debe haber una capa de abstracción suficiente para que el dispositivo sea irrelevante en el desempeño de sus tareas. Es aquí donde llegamos al concepto de Punto Único de Acceso: Un “lugar” donde el usuario encuentra todas las aplicaciones, ficheros, información etc., que necesita para desempeñar su trabajo. Además, el punto único de acceso incrementa de manera notable la seguridad, permitiendo centralizar, consolidar y homogeneizar las políticas de seguridad, aplicándolas en función de un indicador de riesgo y minimizando la superficie de ataque”.

Desde el punto de vista de Miguel Ángel Nicolao, y sin dar mas vueltas, la respuesta se encuentra en el software, “integrar la seguridad desde el principio del desarrollo de software, en cada diseño, proceso, servicio y producto, es el nuevo reto de la ciberseguridad. El digital workspace es, en esencia, software, por eso se trata de llevar la ciberseguridad al inicio, al desarrollo de software”.

El departamento de RRHH y las tecnologías

El trabajo flexible ya es una realidad y ahora son las organizaciones las que deben plantearse cuál es la mejor forma de incorporarlo para evitar la fuga de talento y favorecer la captación de talento joven, que ya está exigiendo este tipo de requisitos como condición en su vida laboral. En este punto, el departamento de RRHH tiene un papel fundamental. Como demuestran los datos del último informe de IDC para Microsoft, el mercado de plataformas de experiencia de empleado crecerá en Europa un 24% en los próximos tres años, precisamente porque optimizarla redunda de forma directa en una mayor satisfacción, productividad y, en consecuencia, en una mejor experiencia de cliente que deriva en lealtad a la marca.

En este sentido, desde Microsoft hacen referencia a Microsoft Viva, “esta solución ayuda a las empresas a poner a las personas en el centro dotándoles de las herramientas necesarias para mantenerse conectados al resto de la organización en entornos de trabajo remoto. Pueden gestionar su jornada de forma óptima bloqueando huecos en su agenda para concentración o incluso con consejos acerca de cómo organizar mejor la jornada, con propuestas de formación en función de los asuntos o proyectos en que se encuentren involucrados o sencillamente ayudando a desconectar durante la jornada de trabajo”, comenta Antonio Cruz Cruz-Conde.

Aunque se hable de hibridez, Ivanti ofrece un punto de vista totalmente diferente, y es que, según un estudio de la compañía, el 56% de los directores generales siguen pensando que los empleados necesitan estar en la oficina para ser productivos. Es aquí donde entra el departamento de RRHH, “este departamento es el encargado de concienciar a los directivos de las compañías de que esta idea no es actual. Y por otro lado, también el trabajar junto con los equipos de TI para que el empleado tenga a su disposición las herramientas necesarias para poder teletrabajar con la productividad deseada, ya que el 49% de los trabajadores encuestados consideran que las herramientas y el entorno digital que les proporciona su organización no son los adecuados”, sentencia Alberto Algarra, Sales Specialist Security, de la compañía.

No solo el departamento de RRHH es fundamental en el desarrollo del Digital Workspace y en la mejora de la experiencia de los trabajadores. Y es que, existen multitud de tecnologías que fomentan la implementación de estos entornos colaborativos en las empresas. Si el año pasado se hablaba de cloud, ahora lo que se buscan son herramientas de conectividad. En palabras de Michel Rodríguez, “es necesario adaptarse al cambio a medida que se produce, y eso comienza con la red. Conectar a más personas y más dispositivos en más lugares implica: conexiones inalámbricas omnipresentes y optimizadas; lugares y herramientas de trabajo inteligentes; mayor resistencia y visibilidad de la red y una seguridad de confianza cero para ofrecer la mejor experiencia en todo momento, sin interrupciones”.

Por su parte, Felix Casado de Virtual Cable habla de soluciones VDI, “estas son esenciales para estandarizar los puestos de trabajo, garantizar que todos los empleados utilizan las mismas herramientas y permitir así que desarrollen sus proyectos de forma colaborativa, eficiente y segura. En su ADN está el acceso 24×7 a los puestos de usuario, haciendo posible el trabajo en equipo en todo momento, desde cualquier lugar y dispositivo. Además, soluciones como UDS Enterprise añaden una capa extra de seguridad en los accesos a suites informáticas en la nube, como Office 365, y están optimizadas para utilizar sistemas de videoconferencia y todo tipo de software para facilitar el trabajo colaborativo”.

Otro punto a tener en cuenta es la productividad, por ello Samsung menciona que, “nosotros nos apoyamos en tecnologías que fomenten la productividad (S Pen, herramientas multitarea, Quick Share, Link to Windows), la conectividad (Wifi 6) y la seguridad, con Samsung Knox”. Carlos Gándara, responsable de B2B en Samsung Electronics Iberia añade que, “confiamos en un ecosistema de productos Galaxy (smartphones, foldables, tablets, wearables, tablets y PCs) que dialoga y colabora entre sí de forma fluida, sin interrupciones; lo que permite asentar una estrategia de movilidad sólida, donde los profesionales pueden trabajar de forma rápida, sencilla y segura desde cualquier lugar; según las necesidades de negocio”.

España ante el entorno colaborativo

En España la penetración digital es de las mayores de Europa y en las últimas décadas, como indica el propio Informe de la Agenda España Digital 2025, se han hecho importantes avances en la digitalización del país, sobre todo en la red de infraestructuras y servicios de conectividad, en la modernización de las ciudades, o en la digitalización de la Administración Pública.

A pesar de ello, existe todavía una brecha importante en la digitalización de las propias empresas españolas, especialmente en las pymes, así como en el ámbito rural, donde se producen además brechas sociales y de capacitación de la población. Con el fin de frenar esto, el Director de Sistemas e Innovación de Panel explica que la inversión digital en este ámbito es clave para desarrollar nuevas oportunidades y mejorar tanto el espacio de trabajo como las condiciones laborales de los trabajadores. “Esperemos que tanto la dotación de 20.000 millones de euros y las 50 medidas incluidas en la agenda “España Digital 2025”, como el Programa “Kit Digital” del Gobierno, que cuenta a su vez con una dotación de más de 3.000 millones financiada a través de los fondos europeos NextGenerationEU, impulsen el proceso de transformación digital de nuestro país y contribuyan de verdad a ayudar a las pymes españolas en su camino hacia la digitalización”, añade

En relación a ello, la actual brecha generacional es un factor que contribuye en toda Europa al retraso en la creación del puesto de trabajo del futuro. Ante esto, ¿cómo deben actuar las empresas?. Para responder, desde Cisco apuestan por la implementación de plataformas como Webex. “Esta plataforma está diseñada para facilitar la productividad y la inclusión, creando un modelo de trabajo en el que todos pueden participar con independencia del lugar, el idioma o su familiaridad con la tecnología. Con 650 millones de usuarios mensuales a escala global, Webex ha incluido más de 1.000 innovaciones en el último año para crear funcionalidades realmente híbridas e inclusivas”, explica su Director de Colaboración.

Otro factor a tener en cuenta en el entorno colaborativo es si las organizaciones están bien dimensionadas para que los empleados puedan trabajar. Miguel Ángel Nicolao comenta que los nuevos modelos de trabajo híbrido han provocado en muchas empresas la modificación y adaptación de los espacios físicos, para poder gestionar de forma flexible el uso de las oficinas. “Los espacios deben ser flexibles, deben favorecer la colaboración entre los distintos equipos, y también deben adaptarse para mejorar la experiencia del empleado y su bienestar en el lugar de trabajo. Es fundamental contar para ello con herramientas que nos permitan monitorizar el rendimiento de la oficina, y configurar y dinamizar los espacios físicos en función de las tendencias de uso y las necesidades cambiantes de los trabajadores”, añade.

Futuro del Digital Workspace

Un alto porcentaje de los trabajadores, especialmente los más jóvenes y en el ámbito tecnológico, declaran que no aceptarían un empleo que no les permitiera teletrabajar, al menos parcialmente. Esto está en línea con implantar puestos de trabajo flexibles, modernos e inteligentes. Atrás quedo la oficina como único lugar de trabajo para dar paso los modelos de trabajo híbrido.

“Los Digital Workspaces acabarán por implantase de manera generalizada dado que aporta beneficios tanto para trabajadores como para las empresas. A las empresas les aporta flexibilidad, ahorro de costes y ser globales a la hora de incorporar talento. Disponer de entornos preparados para contingencias se ha demostrado que asegura la continuidad de negocio. Si una compañía sufre un problema en sus oficinas corporativas, un desastre natural u otra pandemia, va a estar muchísimo mejor preparada para afrontarlo si han implantado un modelo de Digital Workspace”, finaliza Marcos Paredes, CTO de Ozona Tech.

Este mismo pensamiento lo comparten desde Panel, “la velocidad en la evolución digital de las compañías es tal que es imposible anticipar hacia dónde evolucionará a su vez el puesto de trabajo en el futuro. Pero lo que será inevitable sin duda es que el digital workspace deberá favorecer más que nunca la flexibilidad, la movilidad y la resiliencia de las empresas, para poder responder de una manera ágil y rápida a situaciones cambiantes en el futuro”, sentencia.